قبل از آن‌که آنها را مقایسه کنیم، به‌یاد داشته باشید Outlook.com قصد ندارد جای اوت‌لوک ویندوز را بگیرد. گرچه همانند جی‌میل می‌توانید از آن برای مدیریت چند حساب ایمیل استفاده کنید، ولی نمی‌تواند فایل‌های PST اوت‌لوک را در خود نشان دهد.
واسط
درست است که از روی جلد یک کتاب نمی‌توان درباره محتوای آن قضاوت کرد، ولی جی‌میل تقریبا بدشکل‌ترین سرویس ایمیل در جهان است. هرکسی که برای اولین بار با آن کار کند ممکن است به دلیل طرح‌بندی به هم ریخته، نوار کناری گیج‌کننده و طراحی‌ای که بشدت روی متن استوار است، آن را کنار بگذارد. پیدا‌کردن مسیری که می‌خواهید در جی‌میل بروید، کار چندان سختی نیست، ولی درعین‌حال موردپسند هم نیست.
در طرف دیگر Outlook.com که از فونت‌های بزرگ‌تر برای ترسیم بخش‌های نوار کناری و سرنوشته‌های پیام‌ها استفاده کرده است، به‌نظر جذاب‌تر می‌رسد. می‌توانید بسرعت بین یک دوجین طرح‌های رنگین یکی را انتخاب و شکل آن را عوض کنید.
حتی تبلیغات اوت‌لوک آنلاین هم باوجود تصاویر کوچک که درزمان ورود ماوس به محدوده آنها ظاهر می‌شود، زیباست و توجه شما را به خود جلب میکند. جی‌میل کماکان به استفاده از تبلیغات متنی بدون پس‌زمینه مناسب برای جدا‌کردن آنها از محتوای جعبه دریافت، ادامه می‌دهد.
از لحاظ بهره‌وری نیز Outlook.com توانسته است با عملیات تک‌کلیکی مانند حذف پیغام‌ها و همچنین علامت‌زدن آنها به‌عنوان خوانده نشده، گوی سبقت را از جی‌میل (که برای انجام این کارها به دو یا سه کلیک نیاز دارد) برباید.
جستجو
اگر می‌خواهید ایمیل‌های قدیمی یا غیرضروری را پاک کنید، در صورتی که صدها پیغام در جعبه دریافت شما باشد یک کار سخت را پیش رو خواهید داشت. چگونه می‌خواهید در این حجم ایمیل‌ها به یک ایمیل خاص دسترسی پیدا کنید؟ مشخصا با یک موتور جستجو.
وب‌سایت اوت‌لوک اصول این کار را بخوبی پوشش می‌دهد. شما می‌توانید یک کلمه کلیدی را در فیلد جستجو تایپ کنید یا با استفاده از گزینه جستجوی پیشرفته، ارسال‌کننده، موضوع، فولدرها، تاریخ و... را نیز به جستجوی خود اضافه کنید و در کمترین زمان، جواب بگیرید.
البته همه ما از محصول گوگل انتظار داریم در این زمینه پیروز مطلق باشد. شما پارامترهای جستجوی پویا در اختیار خواهید داشت که در زمان تایپ در فیلد جستجو ظاهر می‌شود. می‌توانید بارها جستجوی خود را تصحیح و عملگرایی‌هایی نظیر پیوست‌ها، برچسب‌ها و حتی حیطه‌های گوگل پلاس را به بخش‌‌ها اضافه کنید. بهتر از همه این‌که جی‌میل به شما اجازه می‌دهد هر جستجویی را در یک فیلتر قرار دهید که استفاده از آن را در آینده ساده‌تر میکند.
سازماندهی ایمیل
استفاده از جعبه دریافت‌ها به‌عنوان یک کمد، چندان غیرعادی نیست؛ یک وسیله ذخیره‌سازی برای ذخیره پیغام‌های مهم همکاران، مشتریان و دیگر افراد است. ولی جی‌میل و Outlook.com رویکردهای متفاوتی را برای سازماندهی این پیغام‌ها درپیش گرفتند.
سایت Outlook.com به یک سامانه سنتی فولدرها تکیه کرده که به کاربر اجازه می‌دهد به تعداد دلخواه خود فولدر ایجاد کرده و آنها را به‌وسیله «کشیدن و رهاکردن» (Drag & Drop) به‌صورت سلسله‌مراتبی مرتب کند. به این ترتیب می‌توانید ایمیل‌های خود را درون این فولدرها قرار دهید. همچنین اوت‌لوک این امکان را می‌دهد تا پیغام‌های خود را دسته‌بندی و از آن برای بازبینی‌های سریع و فیلتر‌کردن فهرست پیغام‌ها استفاده کنید.
جی‌میل مدت زیادی است که سیستم برچسب‌گذاری و فیلتر‌کردن فولدرهای خود را حفظ کرده است. این سیستم اگرچه فواید خود را دارد، ولی برخی کاربران در مواجهه با آن دچار مشکل می‌شوند. تنظیم آن کمی سخت است ولی قابلیت‌های بی‌نظیر جستجوی جی‌میل عبور از هر مانعی را ممکن میکند.
باوجود اختلافاتی که این دو رویکرد با هم دارند، ولی هردو بسیار موثر عمل می‌کنند. بنابراین نمی‌توان به‌طور قطع گفت کدام‌یک بهتر است. پاسخ آن به استفاده کاربر و چگونگی تمایل آن به سازماندهی ایمیل‌ها بستگی دارد.
کنترل و ذخیره‌سازی پیوست‌ها
هنگامی‌که پیغامی حاوی یک فایل ورد (Word) یا پاورپوینت دریافت می‌کنید، با وجود امکانی که جی‌میل و اوت‌لوک فراهم آورده‌اند، باز‌کردن آن پیوست یک کار بسیار ساده شده است.
به‌عنوان مثال برای یک فایل ورد، اوت‌لوک آیکون آشنای ورد را در بالای متن ایمیل نشان می‌دهد. یک کلیک کافی است تا آن سند با فرمت اصلی خود دانلود شود. البته شما این گزینه را هم خواهید داشت که آن را به‌صورت یک فایل زیپ دریافت کرده یا با کلیک روی «مشاهده آنلاین» آن سند را در برنامه ورد تحت وب مایکروسافت ببینید و براحتی از طریق مرورگر ویرایش کنید.
جی‌میل عملی مشابه را با گزینه‌های «مشاهده» و «دانلود» انجام می‌دهد که کاربر را به گوگل داکز می‌فرستد. در مورد اندازه فایل‌های پیوست، جی‌میل با یکپارچه‌سازی که بتازگی با گوگل‌درایو انجام داده، امکان ارسال فایل‌هایی با حجم ده گیگابایت را نیز فراهم کرده است، در حالی که در Outlook.com می‌توانید فایلی با حجم حداکثر صد مگابایت و درصورت ایجاد یک لینک به حساب اسکای‌درایو، تا 300 مگابایت ارسال کنید. جی‌میل فقط ده گیگابایت فضای ذخیره‌سازی در اختیار شما قرار می‌دهد که در آن‌سوی میدان، مایکروسافت یک جعبه دریافت بدون محدودیت ارائه کرده است.
پیروز میدان
در رویارویی‌های کلاسیک مانند مک در مقابل PC، نمی‌توان به‌طور صریح گفت کدام‌یک پیروز شده‌اند؛ در نهایت انتخاب شما به قابلیت و توانایی‌هایی که بیشتر اهمیت می‌دهید بستگی دارد.
جی‌میل و Outlook.com امکان مدیریت کارها و فعالیت‌های شخصی‌تان را با انجام ساده امور، ترکیب حساب‌های مختلف و ارتباط آنها با فولدرهایشان به شما می‌دهند. ولی مهم است به‌یاد داشته باشید که به علت پشتیبانی نکردن Outlook.com از IMAP، کار‌کردن با حساب‌های سازمانی کمی مشکل خواهد بود.
بسیاری جی‌میل را انتخاب می‌کنند ولی Outlook.com هم به‌خاطر ارائه یک تجربه کاربری جذاب و چشم‌نوازتر می‌تواند به‌عنوان جایگزینی شایسته به‌حساب بیاید. شاید کسی بپرسد آیا با سرویس جدید مایکروسافت، کارها انجام می‌شود؟ پاسخ این است، به‌طور قطع؛ بویژه اگر فضای زیادی برای ذخیره‌سازی ایمیل‌ها احتیاج داشته باشید.
از طرفی Outlook.com می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر که به پشتیبانی IMAP احتیاج داشته و تخصص کافی برای کار با Exchange ActiveSync را ندارند مشکلاتی ایجاد کند. درحالی که جی‌میل با کمک افزونه‌هایی نظیر «Boomerang for Gmail» و «SmartrInbox for Gmail» می‌تواند جعبه دریافت شما را به محل‌های جدید بفرستد. درحال حاضر Outlook.com افزونه‌ای ندارد و به‌همین علت جای تعجب نیست که Outlook رومیزی قابلیت‌های بیشتر و قوی‌تری را نسبت به Outlook.com ارائه میکند.
